Mewn partneriaeth gyda CALIN a Phrifysgol Bangor
*Mae statws cyflogaeth y rhai sydd yn gweithio i fusnes ym maes lletygarwch yn amrywio. I bwrpas y ddogfen hon, bydd pawb sydd yn gweithio i Llofft yn cael eu cyfeiiro atynt yn gyffredinol fel cyflogeion.
Mae popeth yn yr arweiniad hwn yn sgil ac fel yn achos y rhan fwyaf o sgiliau rhaid eu hymarfer a’u perffeithio. O ganlyniad, gellir cyfeirio’n ôl at yr arweiniad hwn ar unrhyw adeg i helpu i ddatblygu’r sgiliau hyn. Os byddwch yn ymddiried yn y broses mi welwch ganlyniadau tymor hir.
Dywed rhai mai cael eu geni ac nid eu gwneud y mae arweinyddion effeithiol. Nid yw hyn yn wir; mae modd dysgu bob amser sut i arwain yn fwy effeithiol. Mi welwch isod rai awgrymiadau ar sut i wneud i gyflogeion deimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi yn Llofft gan fod ymdeimlad o gael eich gwerthfawrogi’n aml yn rhoi hwb i ymdeimlad o lesiant.
Yn Llofft, y weledigaeth yw: “Bydd Llofft yn le braf a chroesawgar i ymlacio gyda ffrindia’ a theulu. Dewch i fwynhau’r gorau o’n bwyd a‘n diod lleol mewn awyrgylch Gymreig ar lannau’r Fenai.”
I wneud yn siŵr bod y weledigaeth yn briodol i’r cyflogeion dyma’r tactegau y gallwch eu defnyddio:
Stori arall sy’n allweddol i weledigaeth Llofft yw stori Megan, sy’n dweud wrthym sut yr oedd y Gymraeg a’r awyrgylch lle cawsai flaenoriaeth wedi ei hannog a’i helpu i feithrin ymdeimlad o Gymreictod mewn amgylchedd croesawgar:
“Roedd gweithio yn Pontio (Prifysgol Bangor) yn allweddol i fy helpu i feithrin fy hunaniaeth Gymreig. Roedd y profiad o fod mewn amgylchedd lle’r roedd y Gymraeg yn cael blaenoriaeth yn rhoi’r rhyddid imi i fynegi ‘fy ochr Gymreig’ rhywbeth yr oeddwn wedi teimlo erioed nad oedd yn cael ei mynegi’n ddigonol gen i ac roedd gen i awydd i ddeall mwy. Mewn amgylchedd cefnogol, gallwn dyfu’n broffesiynol ac yn bersonol gydag ymdeimlad cryfach o falchder yn fy niwylliant. Roeddwn yn teimlo fy mod yn magu hyder bob dydd a bod fy iaith yn gwella ac yn teimlo’n fwy naturiol imi. Drwy glywed yr holl acenion Cymraeg yn cael eu siarad gan bobl yn y sefydliad roedd yn helpu imi deimlo bod croeso imi. Roeddwn yn cael cyfle i weld a mwynhau’r diwylliant Cymraeg yn ffynnu ar lwyfan, mewn cerddoriaeth, a chelf, ac yn teimlo ein bod yn cyfrannu at rywbeth sy’n ennyn ymdeimlad o falchder a gwerth yn ein gwaith, Roedd yn braf cofio a dysgu geiriau/ymadroddion Cymraeg newydd a gweld fy iaith yn gwella. Y sicrwydd annisgwyl nad oedd gen i reswm i deimlo cywilydd nad oedd fy Nghymraeg yn ddigon da neu’n ddigon cywir, teimlo’n hyderus i fynegi fy hun a bod fy iaith yn rhan o bwy ydw i. Mae’n bwysig teimlo eich bod yn mwynhau cael eich trwytho a theimlo’r croeso.”
– Megan Forster
Mae datblygu a chyfleu’r weledigaeth a’r nodau’n golygu bod cyflogeion yn teimlo’n rhan o rywbeth gan ei fod yn rhoi ymdeimlad o berthyn – rhan hanfodol o deimlo eich bod yn cael eich gwerthfawrogi. Mae gwybod beth maent yn rhan ohono drwy ddefnyddio’r sgil hwn yn ffordd bendant o ddangos eu bod yn perthyn ac yn cael eu gwerthfawrogi.
Dylai arweinyddion a rheolwyr gydnabod bod gan bob aelod o dîm eu hanghenion, eu cymhellion a’u nodau eu hunain. Dylid hefyd ystyried cryfderau a gwendidau pawb a cheisio datblygu aelodau yn y tîm. Mae gan bawb rywbeth i’w gyfrannu at y grŵp, gall ychwanegu’r rhain at y gymysgedd fod yn gaffaeliad!
Anogwch eich cyflogeion i ofyn cwestiynau (e.e., a oes ganddynt ddiddordeb arbennig mewn agwedd benodol ar y busnes?) a gwnewch yn siŵr eu bod yn sylweddoli y gallant ofyn i’r rheolwyr os bydd angen arweiniad arnynt. Wrth wneud hynny, gallwch ddysgu am hoffterau eich cyflogeion (efallai y bydd yn well gan rai gael eu gadael i weithio tra bydd yn well gan eraill ofyn cwestiynau’n amlach). Bydd neilltuo eich amser a’ch sylw i’r cyflogeion perthnasol yn dangos iddynt eich bod yn gallu eu trin fel unigolion. Eto, mae hyn yn dangos eich bod yn meddwl amdanynt, eu bod yn teimlo y gallant berthyn i deulu Llofft, ac y bydd hynny’n rhoi hwb i’w llesiant.
Mae gofyn cwestiynau i gyflogeion a dod i’w hadnabod yn un ffordd o hybu eu llesiant a’u hapusrwydd yn Llofft. Ffordd arall o wella llesiant yw herio unigolion i ystyried ffyrdd newydd o wneud pethau ac edrych ar anawsterau o safbwyntiau gwahanol. Gofynnwch gwestiynau iddynt os oes sefyllfa benodol lle mae angen iddynt ddatrys problem, gofyn iddynt edrych arni o wahanol safbwyntiau, eu hannog i ystyried canlyniadau gwahanol syniadau ac awgrymiadau, a’u galluogi i ymddiried yn eu greddf a’u gallu. Annog cyflogeion i ystyried yr agweddau ‘beth os?’ mewn sefyllfaoedd a’u harwain at ddatrysiad. Er enghraifft, beth fydd yn digwydd os yw staff yn brin, pa rolau allwch chi eu llenwi, sut fyddech chi’n rhannu’r llwyth gwaith? Drwy gael eich staff i feddwl yn amlach am ddatrys problemau ar gyfer adegau o’u shifft pan fydd y pwysau’n cynyddu, byddant mewn gwell sefyllfa i ddelio â newid a fydd yn lleihau’r straen arnynt a’r pryder y byddant yn ei deimlo yn ystod cyfnodau o’r fath. Mae hyn yn allweddol i wella llesiant cyflogeion.
Yn ogystal ag annog datrys problemau, mae rhannu gwybodaeth hefyd yn bwysig i feithrin llesiant cyflogeion. Gwneir hyn drwy rannu datrysiadau â’i gilydd a dangos sut maent wedi delio â phroblemau yn y gorffennol fel bydd eraill yn gwybod beth i’w wneud os byddant yn dod ar draws yr un broblem rywbryd eto. Hefyd, mae’n hanfodol atgoffa cyflogeion ei bod yn iawn i beidio gwybod beth yw’r ateb. Os nad yw rhywun yn gwybod rhywbeth dylech eu hannog o godi llais yn hytrach na chadw’n dawel. Pwysleisiwch nad oes neb yn arbenigwr. Rydych i gyd yn rhan o dîm sy’n ceisio cyflawni’r weledigaeth gyda’ch gilydd.
Gallwch gyfleu gweledigaeth Llofft drwy ddefnyddio storïau personol ac anecdotau.
Meddyliwch am eich cyflogeion fel unigolion – dysgwch beth sy’n eu symbylu, sut maent yn rhan o stori Llofft, a sut y gallwch eu helpu.
Dylid annog datrys problemau a rhannu’r wybodaeth ymhlith staff.
Ffordd bwysig o rymuso cyflogeion a magu hunanhyder yn eu plith (sy’n hanfodol i’w llesiant) yw drwy roi adborth. Dylech feddwl yn ofalus am eich ffordd o roi adborth gan fod perygl iddo fod yn niweidiol os caiff ei wneud yn anghywir. Rhoddir enghreifftiau isod o sut i gynnig adborth a fydd yn hybu ac yn cynnal hyder.
Pwyslais ar y perfformiad dan sylw
Dylai adborth ganolbwyntio ar y perfformiad neu’r ymddygiadau penodol (e.e. canolbwyntio ymdrechion ar dasgau penodol) yn hytrach nag ar unigolyn (e.e. eu hetheg waith, eu gwerthoedd, neu eu personoliaeth). Mae rhoi sylw i berfformiad neu ymddygiad yn golygu eich bod yn osgoi creu ymdeimlad o atgasedd neu ymddygiad amddiffynnol sy’n deillio o adborth ar gymeriad rhywun. Byddwch yn onest ynglŷn ag union natur y newid rydych am ei weld. Gwnewch yn siŵr bod gan y ddau barti ddisgwyliadau clir o beth yn union yw’r nodau, a chytuno hefyd ar ffyrdd o fesur nodau (e.e. nifer y byrddau i weini arnynt, nifer y prydau arbennig sy’n cael eu harchebu, ac yn y blaen). Yn olaf, rhowch gymaint o bwyslais ar y pethau maent wedi’u gwneud yn dda ag ar y pethau nad oeddent wedi’u gwneud gystal. Mae’n bwysig cael cydbwysedd yn yr adborth.
Canolbwyntio ar y tîm
Dylai’r adborth i’r tîm fod yn adborth i’r tîm cyfan. Dylai rheolwyr osgoi rhoi adborth lle maent yn cymharu perfformiadau unigol gan fod perygl i hynny arwain at anghytundebau o fewn y grŵp. Gwnewch yn siŵr bod pobl yn gwybod pwy sy’n rhan o’r tîm (e.e., blaen tŷ, staff y gegin, neu Llofft yn ei gyfanrwydd) gan fod hyn yn dangos pa dîm rydych yn cyfeirio ato.
Pwysleisiwch ar y perfformiad, ac nid ar yr unigolyn. Canolbwyntiwch ar yr hyn sy’n dda, ac nid yn unig ar yr hyn y gellid ei wella.
Rhowch y pwyslais ar y tîm, ac nid ar yr unigolyn.
Er gwaethaf pob ymdrech i’w hosgoi, bydd anghydfodau’n siŵr o godi yn y gweithle. Gall codi ymwybyddiaeth a chymryd camau i leihau’r anghydfodau hyn leihau’r straen sy’n arwain at wasanaeth gwell i gwsmeriaid, llai o salwch ymhlith staff, a gweithlu hapusach. Os gallwch eu rheoli’n gywir, gall hefyd arwain at syniadau newydd i Llofft ar gyfer y dyfodol.
Mathau o anghydfodau a strategaethau i ddelio â hwy:
Y personol
Gall anghydfodau godi rhwng dau neu fwy o aelodau’r tîm os na fyddant yn cytuno ar rywbeth, os oes gwrthdaro mewn personoliaeth rhwng y partïon, neu os nad ydynt yn cytuno ynglŷn â sut mae’r lleill yn gweithredu ac yn ymateb i benderfyniadau a wneir yn y tîm. Dylid osgoi ffraeo ac anghytundebau fel hyn i’r graddau posibl gan fod perygl iddynt achosi rhagor o ffraeo a chreu awyrgylch gelyniaethus.
Strategaethau ar gyfer y personol
Bydd gwrthdaro sy’n seiliedig ar anghytundebau’n aml yn anodd i ddelio ag ef gan ei fod fel arfer yn gallu bod yn emosiynol iawn. Dylai arweinyddion annog pobl i roi pethau yn eu cyd-destun, lle maent yn ceisio cael y partïon i weld ochr y parti arall o’r ddadl. Ceisiwch weithredu fel cyfryngwr yn y trafodaethau ac ymdrechu i ddod o hyd i dir cyffredin. Gellir defnyddio hyfforddiant ffurfiol (e.e. hyfforddiant cynwysoldeb neu ragfarn ddiarwybod), neu ymyriadau sy’n seiliedig ar gelfyddydau creadigol fel datrysiad rhagweithiol i ddelio â gwrthdaro personol gan eu bod yn hybu dealltwriaeth o unigolrwydd.
Mewn achosion eraill, efallai y bydd un unigolyn sy’n aflonyddu ar weddill y tîm, ond er hynny maent yn cyfrannu syniadau da. Gall yr unigolion hyn fod yn anodd iawn i ddelio â hwy. Un awgrym fyddai derbyn eu cyfraniadau at waith y tîm ac ymdrechu i ganolbwyntio ar yr elfen honno o’u hymddygiad. Os na fydd hyn yn helpu i greu amgylchedd gweithio gwell, bydd yn rhaid i arweinyddion wneud y penderfyniad anodd i symud yr unigolyn o’r tîm.
Strategaethau ar gyfer anghytundebau ynglŷn â chanlyniadau grŵp
Egwyddor bwysig i reoli’r anghytundebau hyn yw cael dadl agored. Yn wir, mae hyn yn ganolog i ddarparu gofod diogel i drafod problemau ar unrhyw adeg. Fodd bynnag, efallai y bydd yn rhaid i arweinyddion timau gyfryngu a hwyluso’r trafodaethau hyn drwy osod rheolau sylfaenol ar gyfer y tîm. Er enghraifft, gwneud yn siŵr bod pawb yn mynegi ei barn yn agored a gonest, cynnwys syniadau pawb yn y trafodaethau, ac atgoffa pawb y gallant ddysgu oddi wrth ei gilydd. Gall hefyd fod yn fuddiol i gael consensws ar rai pethau a thrafodaethau drwy edrych ar bopeth o blaid ac yn erbyn y syniad dan sylw, dadansoddi’r dehongliad o safbwyntiau pobl eraill, a chaniatáu i bobl egluro eu safbwynt yn fanwl cyn gwneud penderfyniad grŵp. Fel arweinyddion, mae’n bwysig hwyluso’r trafodaethau hyn a gwneud yn siŵr bod pawb yn deall mai’r syniadau sy’n cael eu trafod ac nid yr unigolyn sy’n eu cynnig. Dylid trefnu cyfarfodydd tîm rheolaidd i ddatrys unrhyw broblemau nad yw’r rheolwyr yn ymwybodol ohonynt neu i glywed barn ar unrhyw newidiadau i ffyrdd o weithio. Mae’n bwysig bod dadl agored yn cael amser a lle er mwyn osgoi rhwystredigaeth ymhlith aelodau’r tîm. Gall dull rhagweithiol o’r fath o ddatrys anghytundeb wneud cyfraniad positif at lesiant cyflogeion.
Rolau a chyfrifoldebau
Mae’r mathau hyn o anghydfodau’n gymysgedd o’r ddau flaenorol. Maent yn cyfeirio at y ffordd o fynd ati i gyflawni tasgau penodol; y sut yn hytrach na’r beth. Unwaith eto, mae trafod a gwneud yn siŵr bod yr unigolyn cywir yn cael eu dynodi ar gyfer y rôl iawn yn bwysig i lesiant yr unigolyn a’r tîm. Fodd bynnag, pan fyddant yn datblygu i fod yn anghydfod, gallant yn aml gael eu gweld fel ymosodiad ar allu personol rhywun, a gall hyn ddirywio nes mynd yn wrthdaro ac wedyn anallu i weithredu. Gall fod yn anodd mewn busnes fel Llofft i gael rolau sydd wedi’u diffinio’n bendant gan ei fod yn aml yn dibynnu ar gyflogeion i lenwi sawl rôl wahanol yn ystod y diwrnod gwaith (e.e. staff gweini , stondin goffi, y bar ac ati) ond mae’n bwysig dangos iddynt yr hyn a ddisgwylir ganddynt yn eu rôl a’u rôl ehangach gyda Llofft. Gall anghytundebau ynglŷn â chyfrifoldebau ddigwydd yn achos pethau fel cadw amser (e.e., paratoi byrddau neu drefnu archebion), neu reoli stoc (e.e., cywirdeb a derbyn archebion wrth iddynt gyrraedd).
Strategaethau ar gyfer anghytundebau ynghylch rolau a chyfrifoldebau
Un strategaeth yw cylchdroi rolau a chyfrifoldebau rhwng aelodau’r tîm; mae dwy fantais ynghlwm wrth hyn. Mi all alluogi rhai unigolion i gael syniad o’r holl rolau a’u gofynion, ac mi all hynny ennyn empathi rhwng unigolion. Hefyd, os bydd rhai partïon yn anghytuno ynglŷn â sut mae rolau wedi’u dynodi yna byddant yn deall mai dim ond am gyfnod byr y bydd hynny ac y byddant yn gallu gweld diwedd i’r trefniant. Dull arall fyddai cyflwyno set o gyfrifoldebau craidd o fewn Llofft (e.e., mae pawb yn gyfrifol am gadw Llofft yn lân, neu am ddweud helo wrth bob cwsmer), a chytuno bod set o gyfrifoldebau’n cael eu rhannu. Bydd hyn yn gwneud pethau’n llai amwys ac yn lleihau unrhyw gamddealltwriaeth posibl ynglŷn â rolau a chyfrifoldebau yn y gweithle.
Os bydd anghytundebau’n parhau, bydd yn rhaid i chi gymryd camau a dynodi rolau i gyflogeion. Dylech ystyried rhannu rolau mewn ffordd sy’n cyd-fynd â chryfderau’r unigolion (e.e. rhoi rolau gweini i’r staff mwyaf allblyg), a bydd hyn yn aml yn amharu llai ar eich tîm ac ar y shifft. Bydd hefyd yn cadw eich cyflogeion yn hapus gan y byddant yn teimlo bod eu rolau’n cael eu gwerthfawrogi.
Mae anghytundebau personol yn wrthdrawiad rhwng personoliaethau. Anogwch y partïon i ystyried safbwyntiau’n gilydd.
Gellir anghytundebau sy’n gysylltiedig â chanlyniadau’r grŵp fod yn bositif os ymdrinnir yn effeithiol â hwy. Dylech annog trafodaeth agored, trafod manteision ac anfanteision pob syniad, a rhoi’r un cyfle i bawb i fynegi eu barn.
Gellir lleddfu anghytundebau o ran rolau a chyfrifoldebau drwy gytuno ar rolau wedi’u diffinio’n bendant neu gylchdroi cyfrifoldebau rhwng unigolion.
Yn olaf, yn Llofft mae meithrin ymdeimlad o berthyn yn rhan ganolog o’n gweledigaeth yn ogystal â llesiant y cyflogeion. Un ffordd o feithrin ymdeimlad o berthyn yw drwy weithgarwch meithrin timau. Mae hyn yn golygu dod â’r tîm at ei gilydd y tu allan i’r gwaith i gymryd rhan mewn gweithgareddau nad ydynt yn rhan o’u gwaith gyda’r nod o greu bond cymdeithasol a meithrin empathi rhwng unigolion. Mi welir isod rai egwyddorion y gellir eu hystyried wrth gynllunio gweithgareddau meithrin timau:
1. Peidiwch â’i alw’n feithrin tîm – gall hyn wneud i bobl deimlo’n nerfus drwy feddwl bod yn rhaid iddynt fod yn dîm erbyn diwedd yr ymarferiad. Mae’n teimlo fel rhywbeth artiffisial ac annaturiol. Ystyriwch deitlau eraill fel “Diwrnod Cwrdd i Ffwrdd” neu “Egwyl Staff Llofft”.
2. Cynlluniwch y rhain ymlaen llaw a threfnu sawl digwyddiad mewn blwyddyn. Bydd yn galluogi rhai na fydd yn gallu dod i’w gwneud hi i’r digwyddiad nesaf a bydd yn helpu aelodau newydd sy’n ymuno â Llofft i integreiddio ar wahanol adegau. Mae mantais i hyn hefyd am ei fod yn rhagweithiol yn hytrach nag adweithiol i amgylchiadau gweithio gwael. Gall rhai cyflogeion ystyried digwyddiad adweithiol fel ymdrech sâl i ddatrys problemau yn y gweithle, a fyddai yn ei dro yn eu gwneud yn llai parod i fod yn rhan o dîm.
3. Gall y gweithgareddau fod yn rhai cymdeithasol yn unig (diwrnod ar y traeth), wedi’u seilio ar dasgau (fel Ras Rafftiau’r Fenai), neu gyfuniad o’r ddau!
4. Dylai’r cyfan fod yn hwyl! Ni ddylai’r gweithgareddau deimlo fel gwaith.
Nod yr arweiniad hwn yw hybu llesiant cyflogeion drwy gyfrwng sawl sgil seicolegol. Y brif neges yw y dylai cyflogeion deimlo bod eu gweithle’n eu gwerthfawrogi fel unigolion. Mae’n bwysig sylweddoli hefyd y bydd yn cymryd amser i gyflawni hyn. Fodd bynnag, drwy ddefnyddio (ac ailddefnyddio) yr arweiniad hwn, byddwch yn defnyddio sgiliau sy’n seiliedig ar dystiolaeth sydd wedi’u profi fel rhai sy’n hybu llesiant cyflogeion.
Ysgrifennwyd a dylinwyd yr arweiniad hwn mewn partneriaeth â Dr Matt W. Boulter, Elen ap Robert, Megan Forster, Rhwydwaith Arloesi Celtaidd ar gyfer Gwyddor Bywyd Uwch @ Prifysgol Bangor, a Dan Strello @ Strello Creative.
